Регистрацията на касов апарат в НАП се извършва от сервизната фирма през самия апарат: при въвеждането в експлоатация устройството изпраща съобщение за регистрация към сървъра на НАП през мобилната мрежа със SIM картата си и отпечатва потвърждението с регистрационен номер (чл. 18, ал. 1 и 3 от Наредба Н-18). Собственикът не ходи в офис на НАП и не подава нищо там. От него се искат сервизен договор, подписано заявление с данните за фирмата и обекта и присъствие при въвеждането в експлоатация. Получава свидетелство за регистрация, попълнен паспорт на апарата и бона с потвърждението от НАП.
Всичко това трябва да е приключило преди първата продажба: без отпечатано потвърждение от НАП апаратът не може да отчита продажби (чл. 18, ал. 5). Как протича процедурата, какво пише в заявлението и в свидетелството, кой пази кой документ и какво се прави при смяна на адреса или на сервиза е описано по-долу. Как апаратът поддържа връзката с НАП след регистрацията е обяснено в статията за онлайн фискализацията.
Кой регистрира касовия апарат и как
Регистрацията в НАП е част от въвеждането в експлоатация и се извършва от сервизен техник на фирмата, вписана в паспорта на апарата, в присъствието на собственика или упълномощено от него лице (чл. 17, ал. 1 от Н-18). Техникът записва във фискалната памет датата и часа на въвеждането и идентификационния номер на фирмата (ЕИК, а при физическо лице извън едноличните търговци ЕГН), вписва същото в паспорта заедно с името на сервиза и своите три имена, и задейства съобщението към НАП.
- Сервизен договор. Преди въвеждането в експлоатация собственикът трябва да има писмен договор за техническо обслужване и ремонт със сервиз, който има разрешение от БИМ за конкретния тип апарат (чл. 16, ал. 1). Сервизът вписва в паспорта своите данни, номера на разрешението от БИМ и номера, датата и срока на договора (чл. 16, ал. 2). Какво трябва да съдържа договорът е описано в статията за сервизния договор.
- Заявление по приложение № 24. Попълва се в два екземпляра, един за собственика и един за сервизното досие на апарата (чл. 17, ал. 1). Данните от него влизат в съобщението към НАП.
- Въвеждане в експлоатация. Техникът записва данните във фискалната памет и в паспорта, програмира заглавната част на бона с името и адреса на фирмата и на обекта (чл. 26, ал. 1, т. 1 и 2) и проверява връзката с мобилния оператор.
- Съобщение към НАП. Апаратът изпраща регистрационното съобщение по приложение № 17 (чл. 18, ал. 1). Връзката минава през VPN мрежата на мобилен оператор, който собственикът избира, а апаратът работи с data SIM карта (приложение № 1, раздел IIIб, т. 1).
- Потвърждение. Апаратът получава и отпечатва отговор за успешна регистрация с регистрационен номер FDRID или съобщение за грешка (чл. 18, ал. 3). Устройството се счита за регистрирано от момента на потвърждението. Бонът се прикрепя към паспорта.
- Свидетелство за регистрация. Сервизът издава свидетелство по приложение № 11 в два екземпляра, един за собственика и един за досието в сервиза (чл. 17, ал. 2). В него се вписва и номерът на потвърждението от НАП.
Без потвърждение няма продажби
Чл. 18, ал. 5 от Н-18 не допуска отчитане на продажби чрез апарат без получено и отпечатано потвърждение за успешна регистрация в НАП. За апарат, придобит чрез покупка или смяна на собствеността, чл. 18, ал. 4 повтаря забраната изрично. Планирайте регистрацията поне ден преди откриването на обекта, а не в деня на първата продажба.
Документи за регистрация на касов апарат: какво носи собственикът
Наредба Н-18 не изброява документи, които собственикът да представя на сервиза, а определя какво трябва да съдържа заявлението по приложение № 24 и съобщението към НАП по приложение № 17. От тях следва какво трябва да знаете или да имате под ръка на срещата с техника.
| Данни | Къде отиват | Бележка |
|---|---|---|
| ЕИК или ЕГН на задълженото лице, наименование и адрес | Заявление т. 1 и 2; поле EIK, EIKType и OrgName в съобщението | За ЕТ се подава ЕИК; за физически лица без ЕТ ЕГН, ЛНЧ или служебен номер от НАП |
| Име на представляващия или пълномощно | Заявление, шапка и раздел за сервиза | Присъстващото лице се вписва с трите си имена и подписва при регистрацията |
| Вид, наименование и адрес на обекта | Заявление т. 3 и 5; полета PSType, PSName и адресните полета в съобщението | Адресът се подава с код по ЕКАТТЕ на населеното място; улица и номер или ж.к., блок и вход |
| Вид дейност на обекта | Заявление т. 4; поле PSType | Код от таблица 1 към приложение № 17, например обект за търговия на дребно с хранителни стоки или с фармацевтични стоки |
| Номер на обекта | Поле PSNum | Всички обекти на един ЕИК се номерират уникално; всички апарати в един обект се регистрират с номера на този обект |
| Модел, номер на свидетелството на БИМ, индивидуални номера на апарата и на фискалната памет | Заявление т. 6 и 7; полета FDIN, FMIN и FDCert | Взимат се от табелката на корпуса и от паспорта; попълва ги сервизът |
| SIM карта: IMSI, телефонен номер, оператор | Полета IMSI, MSISDN и OPID | Идват от картата в апарата; собственикът избира оператора, обикновено през сервиза или производителя |
| Данни за сервиза и срок на договора | Заявление т. 8 и 9; полета Service EIK и Service Contract Expiration | Изтичането на договора се подава на НАП; при подновяване се праща ново съобщение (чл. 19, ал. 1) |
При физическо лице, което не е едноличен търговец, се подава ЕГН; при ЕТ и фирми идентификационният номер по чл. 84 ДОПК, тоест ЕИК (забележка към приложение № 11). Идентификационният номер по ЗДДС се програмира в заглавната част на бона само при регистрирани по ЗДДС лица (чл. 26, ал. 1, т. 5). Ако обектът е нестационарен, в бона вместо адрес се печата „БЕЗ СТАЦИОНАРЕН ОБЕКТ“ (чл. 26, ал. 1, т. 2).
Свидетелство за регистрация и паспорт: какво получавате
След успешната регистрация собственикът разполага с три документа, които проверяващите от НАП искат на място в обекта.
- Свидетелство за регистрация на фискално устройство (приложение № 11 към чл. 17, ал. 2). Съдържа данните на фирмата и обекта, модела и номера на свидетелството за одобрен тип от БИМ, индивидуалните номера на апарата и на фискалната памет, регистрационния номер FDRID, данните на сервиза, номера на договора и номера и датата на потвърждението от НАП. Издава се от сервиза в два екземпляра.
- Паспорт на апарата. Идва от производителя или вносителя с вписани индивидуални номера (чл. 15, т. 5). Сервизът вписва в него договора и данните си (чл. 16, ал. 2), техникът вписва въвеждането в експлоатация (чл. 17, ал. 1, т. 2), а бонът с потвърждението от НАП се прикрепя към него (чл. 18, ал. 3). По-късно в паспорта се отбелязват ремонти, смяна на сервиза, обновяване на фърмуера и демонтаж на фискалната памет.
- Бон за успешна регистрация с FDRID, отпечатан от апарата. Той е доказателството за датата, от която апаратът е регистриран.
Собственикът пази и своя екземпляр от заявлението по приложение № 24 и от сервизния договор. Сервизът съхранява вторите екземпляри в досието на апарата по чл. 50, ал. 1.
Срокове: кога трябва да е регистриран апаратът
Наредба Н-18 не дава срок в дни за регистрацията, а обвързва я със събитие: апаратът трябва да е регистриран преди първата продажба през него (чл. 18, ал. 5). Останалите срокове около регистрацията са за промени и за документи.
| Събитие | Срок | Кой действа | Основание в Н-18 |
|---|---|---|---|
| Първа продажба през апарата | Само след отпечатано потвърждение от НАП | Собственикът | чл. 18, ал. 4 и 5 |
| Смяна на сервизната фирма | В деня на промяната | Новият сервиз: вписване в паспорта, ново свидетелство, съобщение към НАП | чл. 19, ал. 1 |
| Подновяване на сервизния договор | При подновяването | Сервизът изпраща съобщение с актуалните данни | чл. 19, ал. 1 |
| Промяна на данните за обекта (адрес, име, вид) | В деня на промяната | Собственикът: нова заглавна част на бона и съобщение за промяна през апарата | чл. 19, ал. 2 |
| Загубено или повредено свидетелство | До 3 работни дни за уведомяване на сервиза | Собственикът уведомява, сервизът издава ново | чл. 21, ал. 1 |
| Загубен паспорт | Дубликат до 3 дни от искането | Производителят или вносителят | чл. 21, ал. 3 |
Смяна на адреса на обекта или преместване на апарата
Регистрацията в НАП е обвързана с конкретен обект: съобщението носи номер, вид, име и адрес на обекта, а всички апарати в един обект се регистрират с неговия номер (приложение № 17, т. 1). Затова всяко преместване е промяна на регистрационни данни, а не нова регистрация.
- Обектът сменя адреса си. В деня на промяната собственикът отразява новия адрес в заглавната част на бона и апаратът изпраща съобщение за промяна към НАП (чл. 19, ал. 2). Сервизът издава ново свидетелство за регистрация, защото смяната на адреса на обекта е изрично основание за това (чл. 17, ал. 3). Апаратът, фискалната памет и FDRID остават същите.
- Апаратът се мести в друг обект на същата фирма. Отново съобщение за промяна с новия номер, вид и адрес на обекта и ново свидетелство. Обектът, в който апаратът отива, получава своя уникален номер в рамките на ЕИК, ако още няма такъв.
- Апаратът минава към друга фирма. Това е смяна на собственика, която е случай за демонтаж на фискалната памет (чл. 22, ал. 1, т. 2): старият собственик дерегистрира апарата, а новият го въвежда в експлоатация с нова фискална памет и нова регистрация. Процедурата при продавача е описана в статията за дерегистрацията на касов апарат, а какво да проверите като купувач в статията за касов апарат втора ръка.
- Обектът затваря. Регистрацията се прекратява със съобщение за дерегистрация по инициатива на собственика (чл. 20, ал. 1 и 5). Ако апаратът ще се ползва в друг обект на същата фирма, се подава промяна вместо дерегистрация.
Регистрация на касов апарат в Пловдив
СТЕЛАР е оторизиран сервиз за Datecs, Daisy и Tremol в Пловдив, бул. Марица 95. Донесете ЕИК и данните за обекта: сервизният договор, заявлението и въвеждането в експлоатация с регистрацията в НАП се правят в офиса. Обадете се, за да уговорите въвеждане в експлоатация, или вижте условията на страницата за сервиз на касови апарати. Модели за нов обект са на страницата за касови апарати.
Често задавани въпроси
Трябва ли да ходя до офис на НАП, за да регистрирам касовия апарат?
Не. Съобщението за регистрация се изпраща от самия апарат към сървъра на НАП през мобилната мрежа при въвеждането в експлоатация (чл. 18, ал. 1 от Наредба Н-18), а НАП връща потвърждение, което апаратът отпечатва. Собственикът подписва заявлението по приложение № 24 при сервизния техник и присъства на въвеждането в експлоатация. Няма заявление, което да се носи или подава в НАП.
Колко време отнема регистрацията на касов апарат?
Наредба Н-18 не определя срок за самата регистрация. Процедурата е едно посещение при сервиза: сервизен договор, заявление, въвеждане в експлоатация, изпращане на съобщението и отпечатване на потвърждението от НАП. Апаратът се счита за регистриран от момента, в който получи потвърждението (чл. 18, ал. 3). На практика е важно да имате готови данните за обекта и активна SIM карта в апарата.
Мога ли да пусна първия бон, докато чакам потвърждението?
Не. Чл. 18, ал. 5 от Н-18 не допуска отчитане на продажби без получено и отпечатано потвърждение за успешна регистрация в НАП. При апарат, купен или получен при смяна на собствеността, забраната е изрична и в чл. 18, ал. 4. Ако апаратът върне съобщение за грешка вместо потвърждение, сервизът отстранява причината и изпраща регистрацията отново.
Какво става, ако загубя свидетелството за регистрация или паспорта?
При загубено, повредено или унищожено свидетелство собственикът уведомява писмено сервизната фирма до три работни дни и тя издава ново свидетелство (чл. 21, ал. 1 и чл. 17, ал. 3). Дубликат на паспорта издава производителят или вносителят на апарата в 3-дневен срок от искането, с отбелязване, че е дубликат (чл. 21, ал. 3). Свидетелството и паспортът се пазят в обекта, защото проверяващите ги изискват на място.
Местя магазина на друг адрес. Трябва ли нова регистрация?
Не нова регистрация, а промяна на регистрационните данни. В деня на промяната собственикът трябва да има новия адрес в заглавната част на бона и апаратът да изпрати съобщение за промяна към НАП (чл. 19, ал. 2). Сервизната фирма издава и ново свидетелство за регистрация, защото смяната на адреса на обекта е изрично основание за това (чл. 17, ал. 3). Апаратът, номерата му и FDRID остават същите.
Статията има информативен характер и не представлява правен съвет. Източници: Наредба Н-18 (чл. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 26 и 50, приложение № 1 раздел IIIб, приложения № 11, № 17 и № 24) в редакцията на lex.bg, проверена на 15 септември 2026 г.
