Да, касов апарат е задължителен за всяко лице, което продава стоки или услуги във или от търговски обект, освен ако дейността му е сред изключенията в чл. 4 от Наредба Н-18 или клиентът плаща по банков път (чл. 3, ал. 1 от наредбата). Правилото важи независимо от оборота и от това дали фирмата е регистрирана по ЗДДС (чл. 118, ал. 1 ЗДДС).
Затова въпросът „трябва ли ми касов апарат“ има два честни отговора: за повечето магазини, кафенета, салони и работилници с продажби в брой или с карта отговорът е да, а за част от дейностите и за плащанията по сметка е не. По-долу са и двата списъка, с текста на закона за всяка точка.
Общото правило: всяка продажба от търговски обект
Чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18 задължава всяко лице да регистрира и отчита продажбите си „във или от търговски обект“ чрез фискален бон от фискално устройство. Чл. 118, ал. 1 ЗДДС казва същото за регистрираните и нерегистрираните по закона лица, „независимо от това дали е поискан друг данъчен документ“.
Търговският обект е широко понятие. По § 1, т. 41 от допълнителните разпоредби на ЗДДС това е всяко място, помещение или съоръжение, включително маса или сергия, от което се продава, дори да служи и за други цели: офис, жилище, гараж, превозно средство. Затова липсата на магазин с витрина не води автоматично до освобождаване.
Бонът се издава независимо от фактурата или другия счетоводен документ (чл. 25, ал. 1 от Наредба Н-18), а апаратът трябва да е монтиран, въведен в експлоатация и регистриран в НАП от датата на започване на дейността на обекта (чл. 7, ал. 1).
Кои дейности не изискват касов апарат по чл. 4
Чл. 4 от Наредба Н-18 изброява дейностите, при които лицето „не е задължено да регистрира“ продажбите си чрез фискално устройство. Списъкът по-долу е в редакцията след ДВ, бр. 42 от 2025 г., и следва точките на наредбата.
| Точка | Дейност | Условие в текста |
|---|---|---|
| т. 1 | Продажби от търговски обекти за вестници и списания | Обектът е специализиран само за тях |
| т. 2 | Продажба на собствена селскостопанска продукция | Физическо лице, което не е търговец; продукцията е собствена и непреработена; не в лицензирано тържище, на пазар на производители или в закрито помещение като магазин или склад |
| т. 3 | Билети, карти и талони за превоз, платено паркиране и хазартни игри | Само ако отговарят на изискванията на самата точка (отпечатана номинална стойност, защитни елементи и други) |
| т. 4 | Продажби на самолетни билети | Без допълнително условие в точката |
| т. 5 | Религиозна, социална, образователна и здравна дейност | Извършвана от Българската православна църква и други регистрирани вероизповедания |
| т. 6 | Дейност на наемодатели | Физически лица, които не са търговци по Търговския закон |
| т. 7 | Упражняване на занаят по Закона за занаятите | Услугите са с личен труд; лицето не е регистрирано по ЗДДС и не е търговец |
| т. 8 | Свободна професия | Без допълнително условие в точката |
| т. 9 | Обекти в малки труднодостъпни населени места | Под 300 души с постоянен адрес, във високопланински и труднодостъпни места; курортите са изключени |
| т. 10 | Продажби от чуждестранни лица на международни мероприятия с краткотраен характер (изложения, панаири) | Лицата не са регистрирани по ЗДДС; мероприятията с развлекателен характер са изключени |
| т. 11 | Обекти на места без дистанционна връзка с мобилен оператор | Постоянна липса на покритие |
Две от точките най-често се четат погрешно. Занаятчията по т. 7 е освободен само докато работи с личен труд, не е регистриран по ЗДДС и не е търговец: едноличен търговец или фирма не отговарят на условието. Земеделският производител по т. 2 е освободен за непреработена продукция, но не и за сирене, сладко или вино. Всички условия на тази точка са разгледани в статията за касовия апарат за земеделски производител.
Чл. 5 от наредбата освобождава и определени лица: държавата и местните органи за дейности, които извършват като органи на власт и за които не са данъчно задължени по ЗДДС, както и банките, когато извършват банкови или валутни сделки.
Кога не е нужен апарат заради начина на плащане
Второто изключение не е за вид дейност, а за конкретно плащане. Чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18 не изисква бон, когато плащането е чрез внасяне на пари по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит, наличен паричен превод през доставчик на платежни услуги или пощенски паричен превод през лицензиран пощенски оператор. Чл. 25, ал. 1, т. 1 повтаря същото.
На практика консултант, който фактурира и получава плащане по банкова сметка, не издава бон за тези продажби. Но достатъчно е един клиент да плати в брой на място, за да възникне задължението за тази продажба.
Плащането с карта на ПОС терминал не е в списъка. Чл. 118, ал. 3 ЗДДС определя фискалния бон като документ за продажба, при която се плаща в брой, с чек, с ваучер, с банкова кредитна или дебитна карта или с други заместващи парите платежни средства. Затова терминалът не заменя апарата: за отношението между двете устройства вижте статията за касов апарат с ПОС терминал.
При онлайн магазин и при наложен платеж правилата имат собствени особености. Те са в статиите за онлайн магазина и касовия апарат и за касовата бележка при плащане с карта и наложен платеж.
Къде апаратът е задължителен
| Ситуация | Касов апарат | Основание |
|---|---|---|
| ЕООД или ЕТ продава стоки в магазин за пари в брой или с карта | Задължителен | чл. 3, ал. 1 Н-18; чл. 118, ал. 1 ЗДДС |
| Услуга в салон, кафене или работилница, платена на място | Задължителен, освен ако дейността е по чл. 4 | чл. 3, ал. 1 и чл. 4 Н-18 |
| Фирма фактурира услуга и получава превод по сметка | Не за тази продажба | чл. 3, ал. 1 и чл. 25, ал. 1, т. 1 Н-18 |
| Същата услуга, платена в брой на място | Задължителен за тази продажба | чл. 25, ал. 1 Н-18 (бон независимо от фактурата) |
| Физическо лице, което не е търговец, отдава имот под наем | Не е задължителен | чл. 4, т. 6 Н-18 |
| Занаятчия с личен труд, но регистриран по ЗДДС | Задължителен | чл. 4, т. 7 Н-18 изисква лицето да не е регистрирано по ЗДДС |
Ако не сте сигурни, не разчитайте на освобождаване
Продажба без бон, когато той се дължи, се санкционира по ЗДДС, а получателят има право да задържи плащането, ако не получи бон (чл. 118, ал. 1а ЗДДС). Какво проверява НАП и какви са санкциите, е в статията за глобите по Наредба Н-18. Една спорна точка от чл. 4 е по-добре да се изясни със счетоводителя преди започване на дейността.
Какво следва, ако апаратът е задължителен
- Изберете устройство от одобрен тип. За малък обект разликите между моделите са описани в статията за избор на касов апарат за малък магазин, а моделите в наличност са в каталога.
- Сключете договор със сервизна фирма. Чл. 16 от Наредба Н-18 изисква писмен договор за техническо обслужване. Какво включва той, е в страницата за сервизния договор.
- Регистрирайте устройството в НАП преди първата продажба. Чл. 7, ал. 1 изисква това да стане от датата на започване на дейността на обекта.
Регистрация и сервиз в Пловдив
СТЕЛАР ЕООД регистрира касовите апарати в НАП и ги обслужва в офиса на бул. Марица 95, Пловдив. Ако не сте сигурни дали дейността ви попада под задължението, обадете се на 0889 465 301.
Често задавани въпроси
Имам малка фирма с малък оборот. Освободен ли съм от касов апарат?
Не по тази причина. Чл. 3, ал. 1 и чл. 4 от Наредба Н-18 не поставят праг по оборот: освобождаванията зависят от вида дейност и от начина на плащане. Чл. 118, ал. 1 ЗДДС важи за регистрираните и за нерегистрираните по ЗДДС лица еднакво.
Получавам плащанията само по банков път. Трябва ли ми касов апарат?
За тези продажби не. Чл. 3, ал. 1 и чл. 25, ал. 1, т. 1 от Наредба Н-18 изключват плащанията чрез внасяне на пари по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит, наличен паричен превод през доставчик на платежни услуги и пощенски паричен превод. Ако обаче част от клиентите платят в брой или с карта на място, за тези продажби бон се издава и апарат е нужен.
Продавам само през интернет. Нужен ли ми е касов апарат?
Зависи от начина на плащане. При наложен платеж плащането е в брой и общото правило важи. При неприсъствено плащане с карта чл. 3, ал. 17 от Наредба Н-18 и чл. 118, ал. 3б ЗДДС допускат вместо фискален бон документ, който не е издаден от фискално устройство, но само при условията на наредбата (чл. 52о и следващите) и със софтуер, отговарящ на чл. 52с. Подробностите са в статията за онлайн магазина.
Упражнявам свободна професия. Кои професии влизат в чл. 4, т. 8?
Текстът на чл. 4, т. 8 от Наредба Н-18 говори общо за „лица, упражняващи свободна професия“ и не изброява професиите. Дали дейността ви е такава, проверете със счетоводителя си или в НАП, преди да разчитате на освобождаването.
Освободен съм по чл. 4. Трябва ли да издавам някакъв документ на клиента?
Чл. 4 освобождава от регистриране на продажбите чрез фискално устройство. Той не казва нищо за останалите ви задължения, например за счетоводство и данъци, които остават по съответните закони. Какви документи са ви нужни за вашата дейност, уточнете със счетоводителя.
Статията има информативен характер и не представлява правен съвет. Източници: Наредба Н-18 (чл. 3, ал. 1 и ал. 17, чл. 4, чл. 5, чл. 7, ал. 1, чл. 16, чл. 25, ал. 1) в редакцията след ДВ, бр. 42 от 2025 г. и ЗДДС (чл. 118, ал. 1, 1а, 3 и 3б, § 1, т. 41 от допълнителните разпоредби) по консолидирания текст на kik-info.com. Източниците са проверени на 6 ноември 2026 г.
