Фискална памет: какво е, кога е пълна и как се сменя

Фискалната памет е пломбиран енергонезависим модул в касовия апарат или фискалния принтер, в който се записва всеки дневен финансов отчет с нулиране (Z отчет): номер и дата на отчета, оборотите по данъчни групи, сторно оборотите, общият оборот за деня, номерът на последния документ и номерът на КЛЕН. Записите не могат да се променят или изтриват. Паметта е „пълна“, когато броят на записаните отчети достигне обема ѝ: по Наредба Н-18 минимум 1000 отчета, при днешните модели между 2000 и 3650 според ръководствата на Tremol и Datecs. Апаратът предупреждава, когато остават по-малко от 50 отчета, а след запълването блокира продажбите. Смяната се извършва само от сервизен техник на фирмата от свидетелството за регистрация, с протокол за демонтаж, нова памет от производителя и ново въвеждане в експлоатация (чл. 22 от Н-18).

По-долу: какво точно съхранява фискалната памет и по какво се различава от КЛЕН, какви предупреждения показват Datecs, Daisy и Tremol, осемте случая за демонтаж по чл. 22, ал. 1, стъпките на процедурата, какво става със старата памет и защо преминаването към евро не изисква смяна. Ако апаратът вече показва предупреждение или грешка във ФП, сервизът за касови апарати в Пловдив проверява паметта и организира демонтажа и регистрацията.

Какво е фискалната памет и какво съхранява

Изискванията към фискалната памет (ФП) са в приложение № 1 към Наредба Н-18, раздел II. Фискалното устройство трябва да съдържа конструктивно отделен модул ФП, пломбиран като възел и към конструкцията на устройството, който съхранява информацията енергонезависимо за период на регистрация не по-малък от 3 години (т. 1). Обемът трябва да осигурява запис на не по-малко от 1000 отделни отчета (т. 2). Всеки запис се придружава от автоматично контролно четене и сравнение; ако верен запис е невъзможен, устройството се блокира (т. 11).

Преди въвеждане в експлоатация в паметта се записват четири данни, които после не могат да се сменят (т. 4): идентификационният номер по чл. 84 ДОПК на търговеца, индивидуалният номер на фискалната памет (8 разряда), индивидуалният номер на устройството (2 букви и 6 разряда) и датата, часът, минутата и секундата на въвеждане в експлоатация. Номерата на ФП и на устройството ги записва производителят или вносителят на специализирана апаратура (т. 5) и те се печатат в края на всеки бон.

За всеки дневен отчет с нулиране паметта пази (т. 7): номера на отчета, датата, оборотите от продажби за деня по не по-малко от 8 данъчни групи и 8 сторно данъчни групи, общия оборот от продажби и от сторно операции, номера на последния издаден документ за деня и поредния номер на КЛЕН. Освен това се записват стойностите на данъчните ставки и промените им, видът на цените (цели или дробни числа) и всяко аварийно изтриване на оперативната памет с дата и час („НУЛИРАН RAM“, т. 8 и 9). От тези блокове се пуска периодичният отчет на фискалната памет по дати или по номер блок, детайлен или съкратен, който е и начинът да разпечатате отново дневен или месечен отчет за минал период.

Фискална памет и КЛЕН: каква е разликата

Фискалната памет и контролната лента на електронен носител (КЛЕН) са два различни модула с различно съдържание и различен режим на смяна. Фискалната памет пази сумарните обороти по дни, КЛЕН пази пълния текст на всеки отделен документ. Подробно за носителя, четенето и смяната ѝ има в статията за КЛЕН на касовия апарат.

Едно правило свързва двата модула: при смяна на фискалната памет задължително се сменя и КЛЕН (чл. 22, ал. 2 от Н-18). Обратното не важи, КЛЕН се сменя и без да се пипа фискалната памет.

Кога е пълна фискалната памет: капацитет и предупреждения

Фискалната памет се запълва с всеки дневен отчет с нулиране, тоест по един блок на работен ден с продажби. Наредбата задължава устройството да отпечатва в дневния финансов отчет предупредително съобщение за броя на оставащите отчети, когато той стане по-малък от 50 (приложение № 1, раздел II, т. 3). Реалният обем и точното съобщение зависят от производителя. Според ръководствата, проверени за тази статия:

Сметката е проста: при един отчет на работен ден 2000 блока стигат за над шест години при 300 работни дни в годината, а 3650 блока за десет и повече. Затова препълване се случва предимно при стари апарати с дълга история или при обекти, които пускат няколко отчета на ден. Паметта има и отделни лимити за специални събития: ръководството на Tremol посочва максимум 200 записа за нулиран RAM, 50 за смяна на десетичната точка и 10 за смяна на данъчните проценти, а Datecs DP-25MX допуска до 30 промени на данъчните ставки за една ФП. Изчерпан лимит също блокира апарата и води до смяна на паметта, макар блоковете за дневни отчети да не са свършили.

Най-бързата проверка колко място остава е диагностичният бон: при Tremol той съдържа реда „Остават XXXX свободни Z отчета“. При всички марки Z бонът съдържа последователния номер, под който отчетът се записва във фискалната памет (приложение № 1, раздел III, т. 5, буква „ж“); сравнен с обема от ръководството, той показва колко блока остават.

Кога се демонтира фискалната памет: чл. 22, ал. 1 от Н-18

Наредба Н-18 изброява изчерпателно случаите, в които се демонтира фискалната памет на фискално устройство (чл. 22, ал. 1):

1. Препълване на фискалната памет. Най-честият случай при работещ апарат.
2. Смяна на собственика. Паметта носи идентификационния номер на търговеца, който не може да се промени. Затова касов апарат втора ръка винаги минава през демонтаж и нова памет, преди да работи за новия собственик.
3. Прекратена регистрация по инициатива на търговеца. Как протича дерегистрацията на касов апарат и кога паметта остава в апарата (временно преустановяване на дейността) е описано отделно.
4. Бракуване на фискалното устройство. Тук нов модул не се осигурява (чл. 22, ал. 9, т. 1), апаратът се извежда от експлоатация окончателно (чл. 20, ал. 1, т. 1).
5. Повреда на фискалната памет, която не позволява разчитането ѝ.
6. Грешка в блок на фискалната памет.
7. Грешка при въвеждане в експлоатация.
8. След приключване на изпитване на ЕСФП в реални условия (системи за течни горива).

Списъкът е затворен. Преминаването към евро, смяната на сервизната фирма, смяната на адреса на обекта или обновяването на фърмуера не са основание за демонтаж. При смяна на сервизната фирма новото лице издава ново свидетелство за регистрация и праща съобщение към НАП (чл. 19, ал. 1), а паметта остава.

Как протича смяната на фискалната памет: стъпки и срокове

Процедурата е описана в чл. 22 от Н-18 и минава изцяло през сервизната фирма, вписана в свидетелството за регистрация на апарата. Собственикът присъства при демонтажа, подписва протокола и предоставя паспорта на устройството.

1. Изпращане на данните към НАП. Преди демонтажа апаратът изпраща всички неизпратени данни от документи за продажба и дневни финансови отчети, както и съобщение за дерегистрация по приложение № 17 (чл. 22, ал. 1, последно изречение). При техническа невъзможност заради повреда за дата на извеждане от експлоатация се счита датата на протокола за демонтаж и НАП се уведомява писмено в 3-дневен срок с копие от него (чл. 20, ал. 3), което сервизът може да направи по електронен път с електронен подпис (чл. 20, ал. 4).
2. Демонтаж от сервизен техник. Извършва го техник на фирмата, вписана в свидетелството за регистрация (чл. 22, ал. 2). Заедно с ФП задължително се сменя и КЛЕН, като техникът експортира записаната в нея информация в csv файл, подписва го с електронен подпис и го предава на търговеца заедно с демонтираната КЛЕН.
3. Протокол за демонтаж по приложение № 12. Съставя се в три екземпляра в присъствието на търговеца, с причината за демонтажа, която се вписва и в паспорта на устройството (чл. 22, ал. 3). Търговецът пази един екземпляр в паспорта, а другите два предава на техника в еднодневен срок (ал. 6).
4. Предаване на стария модул. В срок 3 работни дни от протокола техникът предава екземпляр на производителя или вносителя, а демонтирания модул: на производителя или вносителя, ако фабричната пломба е цяла, или на Българския институт по метрология, ако пломбата е нарушена или има външно въздействие (ал. 7).
5. Нов модул от производителя. Производителят или вносителят осигурява нов модул фискална памет в срок до 5 работни дни от предаването на протокола (ал. 9, т. 1). Само при бракуване нов модул не се осигурява.
6. Монтаж и въвеждане в експлоатация. Новата памет се монтира и устройството се въвежда в експлоатация по реда на чл. 17, на датата на монтажа (чл. 22, ал. 11): техникът записва в паметта датата и часа и идентификационния номер на търговеца, вписва данните в паспорта и издава ново свидетелство за регистрация по приложение № 11 (чл. 17, ал. 1 и 2). Данните за новата памет се отразяват и в досието на апарата при сервиза (чл. 22, ал. 8).
7. Регистрация в НАП. При въвеждането в експлоатация апаратът изпраща съобщение към НАП по приложение № 17 (чл. 18, ал. 1) и след потвърждение отново може да издава фискални бонове. Натрупаните обороти от старата памет не се пренасят в новата; те остават в разчетените данни при производителя.

Какво се плаща: наредбата не определя такса за смяната. Цената включва модула от производителя, новата КЛЕН и труда на сервиза и е различна по марки и модели. Ориентир за отделните сервизни дейности дава статията колко струва сервизът на касов апарат, а конкретна оферта за вашия модел ще получите от сервиза, с който имате договор.

Какво става със старата фискална памет и колко време се пази

Старата фискална памет не остава при търговеца. След демонтажа модулът отива при производителя или вносителя, който е длъжен да го разчете в 14-дневен срок, да попълни втората част на протокола и да съхрани протокола заедно с разчетените данни в 5-годишен срок от разчитането, като при поискване ги представя на органите по приходите (чл. 22, ал. 9, т. 2). Правото да разчита фискалната памет принадлежи само на производителя или вносителя и е непрехвърлимо (чл. 22, ал. 10). Сервизът и търговецът не могат да четат стария модул.

При търговеца остават три неща. Първо, екземплярът от протокола за демонтаж, който се пази в паспорта на устройството (чл. 22, ал. 6). Второ, демонтираната КЛЕН заедно с експортираната от нея информация: в стационарен обект тя се съхранява на място в тримесечен срок от датата на демонтажа (чл. 42, ал. 1, т. 3), а общият срок за съхранение на отчетните документи и КЛЕН е 5 години (чл. 42, ал. 7). Трето, хартиените дневни отчети и разпечатките от старата памет, ако сте ги пускали преди смяната. Полезна практика е да пуснете детайлен отчет на фискалната памет от първия до последния блок преди демонтажа, за да имате копие на хартия на всички дневни обороти, защото след смяната апаратът вече не ги показва.

Повреда на фискалната памет и „грешка в блок“

Освен препълване паметта може да блокира апарата заради повреда или грешка в блок (чл. 22, ал. 1, т. 5 и 6). Наредбата изисква всеки запис да се проверява с контролно четене и при невъзможност за верен запис устройството да се блокира (приложение № 1, раздел II, т. 11). На дисплея това изглежда различно според марката: Datecs DP-25MX показва „Грешка във ФП“ (грешка 19) или „ФП не е свързана“ (грешка 18), Tremol показва „Фискална грешка“ с уточнение „Грешна CRC“ (грешна контролна сума в блок), „Неуспешен запис“, „Грешна ФП“ или „Липсва ФП“. Във всички случаи ръководствата препращат към сервизния техник, а апаратът остава блокиран до намесата му.

Не всяка „фискална грешка“ означава смяна на паметта. „ФП не е свързана“ или „Липсва ФП“ може да е разхлабен конектор след удар или транспорт, който се отстранява при отваряне на апарата от сервиза. Смяна се налага, когато модулът не позволява разчитане или има грешка в записан блок. Диагнозата е част от посещението на техника и се решава на място.

Еврото не изисква смяна на фискалната памет

Преминаването към евро на 1 януари 2026 г. не е сред случаите по чл. 22, ал. 1, затова паметта не се демонтира. Наредба Н-18 в редакцията от ДВ, бр. 42 от 2025 г. решава прехода с нова версия на фърмуера и производствен параметър за валутата. При промяната на параметъра апаратът автоматично пуска дневен отчет с нулиране, превалутира натрупаните от началото на паметта обороти и отпечатва служебен бон с двете стойности (приложение № 1, раздел I, т. 18, 19 и 20). Как протича превключването и кога все пак трябва нов апарат е описано в статията за касовия апарат в евро.

Смяна на паметта или нов апарат

При препълване имате два пътя: нова фискална памет в същия апарат или бракуване и нов апарат. Наредбата допуска и двете. Изборът зависи от три неща:

• Възраст и състояние на апарата. Ако принтерът, клавиатурата или дисплеят вече дават проблеми, смяната на паметта решава само едно от тях. Признаците, че апаратът е за подмяна, са събрани в статията кога е време за нов касов апарат.
• Наличие на модул за вашия модел. Новият модул идва от производителя или вносителя (чл. 22, ал. 9). При спрени от производство модели питайте сервиза дали производителят все още осигурява памет.
• Сравнение на разходите. Смяната включва нов модул ФП, нова КЛЕН и труд; новият апарат включва устройството, въвеждане в експлоатация и регистрация. При стар апарат втората сума често е близка до първата и купува по-дълъг живот.

И в двата случая старият модул минава през същия протокол за демонтаж и разчитане при производителя, така че натрупаните обороти са налични за НАП при проверка.

Често задавани въпроси

Статията има информативен характер и не представлява правен съвет. Източници: Наредба Н-18 (чл. 17, чл. 18, ал. 1, чл. 19, ал. 1, чл. 20, ал. 1, 3 и 4, чл. 22, чл. 42, ал. 1, т. 3 и ал. 7, приложение № 1, раздел I, т. 18, 19 и 20, раздел II, т. 1 до 11, раздел III, т. 5, раздел IIIа) в редакцията на lex.bg; инструкция за монтаж и експлоатация на Datecs DP-25MX (datecs.bg); инструкция за монтаж и експлоатация на Daisy Compact S 01, v2.0.0 (daisy.bg); инструкция за монтаж и експлоатация на Tremol M20/M23/S21/S25/A19Plus, версия 05 (tremol.bg). Проверени на 15 септември 2026 г. Точните съобщения и клавиши за вашия модел са в неговото ръководство.