Проверката от НАП е едно от нещата, които никой търговец не чака с нетърпение, но с които рано или късно всеки се сблъсква. В тази статия обясняваме как протича проверка в малък и среден обект, какво най-често проверяват, кои са типичните нарушения и как можете да намалите риска от акт с прости стъпки.

Кой може да ви провери

Най-честите проверяващи в търговски обект са служителите на НАП (дирекция „Оперативен контрол“) и на Главна инспекция по труда. Тук говорим за проверките на НАП, които засягат касовия апарат, касовия бон, стоката и отчетните документи.

Как обикновено започва проверката

Типичен сценарий: двама служители с пластмасови служебни карти влизат в обекта. Представят се, показват карти и обявяват, че правят оперативен контрол. В много случаи започват като обикновени клиенти и правят контролна покупка, за да проверят дали се издава касов бон. Ако бонът не е издаден или не съдържа правилните данни, ситуацията ескалира бързо.

Какво проверяват на място

  • Работи ли касовият апарат и издава ли бонове.
  • Връзката с НАП: дали устройството праща данни.
  • Съответствието между наличната стока и отчетите: ревизия на склада срещу касовите обороти.
  • Касова книга (при обекти, които имат такова задължение) и контролен касов лист.
  • СУПТО регистрация, ако използвате POS софтуер.
  • Документи за произход на стоката: фактури, стокови разписки.
  • Лицензи и разрешителни, ако дейността ги изисква (аптека, ресторант).

Най-често срещани нарушения

В нашата практика клиентите получават актове най-често заради следните ситуации:

  1. Неиздаден касов бон. Най-тежкото нарушение. Обикновено се санкционира и с печат на обекта.
  2. Прекъсната връзка с НАП за повече от 48 часа. Устройството трябва да е свързано или да пази неизпратени данни за последващо предаване.
  3. Неактуален софтуер на POS или неактуална регистрация на СУПТО.
  4. Несъответствие склад срещу отчет: повече стока от закупената или по-малко от отчетената.
  5. Работа без регистрация: касов апарат, който не е регистриран на обекта.

Най-рискованите моменти

Когато касовият апарат временно не работи и продавачът „за малко“ продава без бон, когато продавачът чака клиента да си тръгне преди да пусне бона, когато при натоварен момент пропускат бон. Всички тези са класически капани.

Как да се подготвите

Преди проверката

  • Поддръжте касовия апарат в ред. Абонаментен сервиз намалява риска от технически прекъсвания.
  • Проверявайте всеки ден, че апаратът е свързан с НАП и няма чакащи данни.
  • Обучете персонала да издава бон веднага при плащане, без изключения.
  • Пазете всички документи за стока (фактури, разписки) на лесно достъпно място.
  • Проверявайте регистрацията на СУПТО след всяко обновление на софтуера.

По време на проверката

  • Бъдете любезни и съдействайте.
  • Искайте служебна карта и записвайте данните.
  • Не разписвайте нищо, което не сте прочели.
  • Ако нещо не ви е ясно, помолете за обяснение или записвайте.
  • Имате право да присъствате при всяко действие на проверителите.

След акт

  • Имате 7 дни за писмено възражение.
  • Консултирайте се със счетоводител или адвокат преди да платите.
  • Някои актове се заличават при първо нарушение, ако се изпълнят предписанията в срок.

Практичен съвет

Организирайте „самопроверка“ на ваш собствен обект на всеки 6 месеца. Преминавате стъпките на НАП: издаване на бон, касова книга, склад, връзка. Половин ден работа ви спестява акт и главоболия.

Как помагаме

Като сервизен партньор проверяваме състоянието на вашето фискално устройство, осигуряваме актуализация на софтуера и документираме, че сте в коректен режим. Ако имате предстояща проверка или искате предварителна оценка на рисковете, обадете се. За повече за нормативната страна вижте ръководството ни за Наредба Н-18.

Често задавани въпроси

Трябва ли проверителите да се легитимират?

Да. Всеки проверител от НАП е длъжен да ви покаже служебна карта при влизане. Имате право да запишете данните от картата. Ако откажат, няма задължение да съдействате на по-нататъшния процес.

Мога ли да отлагам проверката, ако собственикът не е на място?

Проверката се извършва с работещия персонал. Отсъствие на собственик не е основание за отлагане. Продавачът има задължение да осигури достъп до устройството, документите и да отговаря на въпроси за работата.

Имам ли право да обжалвам акт?

Да. Срокът за обжалване е 7 дни от връчването на акта. Ако смятате, че констатациите са неправилни, подайте възражение с приложени документи. При нужда потърсете адвокат, специализиран в данъчно право.