Въпросът „трябва ли ми касов апарат за онлайн магазин“ идва при почти всеки нов e-commerce проект. Отговорът зависи от начина, по който клиентът плаща, и от това дали и къде предавате стоката лично. В тази статия разглеждаме най-честите сценарии и какво НАП изисква във всеки от тях.
Основното правило
Касов апарат издава касов бон в момента на получаване на плащане в брой или с карта от физическо лице срещу стока или услуга. Ако плащането става по банков път на банковата ви сметка, без физическо предаване на стоката срещу парите, касов апарат обикновено не е нужен и плащането се отчита с фактура.
Онлайн магазините комбинират различни методи на плащане, затова отговорът не е еднозначен. Да разгледаме по сценарии.
Сценарий 1: банков превод предварително
Клиентът прави превод. Вие получавате парите по сметка, опаковате стоката, изпращате я с куриер. При това положение касов апарат обикновено не е нужен. Издавате фактура.
Сценарий 2: наложен платеж с куриер
Клиентът плаща на куриера в брой или с карта. Куриерът превежда парите по вашата сметка. Това е най-честият случай в български онлайн магазини.
При тази схема касов апарат обикновено не е нужен за вас, защото парите идват по банков път. Куриерът действа като събираем агент и има свои отчетни задължения. Вие издавате фактура към клиента.
Внимание: при някои модели на работа (например директно получаване на плащане от клиента при доставка, без куриерска фирма) правилата се променят.
Сценарий 3: плащане при вземане от обект
Клиентът поръчва онлайн, но идва да вземе стоката от ваш физически обект и плаща в момента на получаване. Това е класическа физическа продажба и касовият бон е задължителен, независимо от факта, че поръчката е стартирала онлайн.
В този случай ви трябва регистриран касов апарат на обекта, откъдето се предава стоката.
Сценарий 4: директна доставка с ваш транспорт и плащане при получаване
Вие доставяте стоката със собствен транспорт и клиентът плаща в брой или с карта в момента на доставка. Това е фискална продажба и изисква касов апарат, обикновено мобилен модел, който носите с вас.
Служителят, който доставя, трябва да е обучен да издава бон и да го предава на клиента. Непредаване на бон при физически отдаване на парите е нарушение.
Сценарий 5: дигитални продукти с незабавно плащане с карта
Клиентът купува електронен продукт (софтуер, абонамент, курс) и плаща с карта директно през сайта. Парите влизат по ваша банкова сметка чрез платежен оператор. В голяма част от случаите касов апарат не е нужен и се отчита с фактура.
Изключения има, когато доставката е физически предмет. Тогава вижте сценариите по-горе.
Какво е определящо
Не това, че е „онлайн магазин“, а моментът и начинът на получаване на парите. Пари в брой или карта на място срещу стока изисква касов апарат. Банков превод, наложен платеж с куриер, платежен оператор – обикновено не.
СУПТО и онлайн магазин
Ако използвате POS софтуер или платформа (например за склад и поръчки), който управлява продажбите и издава команди към касов апарат или фискален принтер, този софтуер трябва да е регистриран в СУПТО регистъра. Повече за това в отделната ни статия за СУПТО съвместимост.
Ако онлайн платформата само събира поръчки и вие ги обработвате с отделен касов апарат на физически обект, обикновено СУПТО регистрацията е за този отделен софтуер, не за онлайн магазина.
Как да се ориентирате
Онлайн търговията има нюанси, които са различни за всеки модел на бизнес. Преди да стартирате:
- Определете начините на плащане, които ще предлагате
- Определете начините на предаване на стоката
- Обсъдете със счетоводител дали ви трябва касов апарат и за кои сценарии
- Ако ви трябва, се свържете с нас за подходящ модел и регистрация
При съмнения обадете се с конкретен сценарий и ще ви кажем какво препоръчваме. За повече за нормативната страна вижте ръководството ни за Наредба Н-18.
Често задавани въпроси
Ако изпращам всичко с куриер и наложен платеж, трябва ли ми касов апарат?
Зависи от начина на получаване на парите. При наложен платеж куриерът прибира парите и ги превежда по ваша банкова сметка. В това условие обикновено не се изисква касов апарат, но консултирайте се със счетоводител за вашия конкретен модел на бизнес.
Мога ли да използвам един и същ касов апарат за онлайн магазин и за физически обект?
Да, ако обектите са регистрирани на една и съща фирма и устройството е регистрирано като работещо за целия оборот. Физическото място на устройството обаче трябва да съвпада с декларирания обект.
Какво е разликата между касов бон и фактура при онлайн продажба?
Касовият бон е задължителен при плащане с пари в брой или карта в момента на предаване на стоката. Фактурата е допълнителен документ, който потребителят може да поиска. При плащане по банкова сметка без вземане на място често не е нужен касов бон, а само фактура.
